Dans de nombreux hôpitaux, le réapprovisionnement des services et du bloc dépend encore de quelqu'un qui vérifie les étagères, compte ce qui reste et passe la commande. Ce quelqu'un est souvent une infirmière ou une aide-soignante, en plein service. Le résultat est connu : des ruptures réglées par des allers-retours au magasin central, des commandes urgentes et, en même temps, des surplus et des produits périmés dans d'autres unités.
Le système plein-vide est l'un des moyens les plus efficaces de sortir de ce cercle. Associé à l'identification RFID, il ne dépend plus de la mémoire de quelqu'un.
Qu'est-ce que le système plein-vide
Le plein-vide, ou double casier, est l'application hospitalière de la méthode Kanban. Chaque produit d'une réserve de service est rangé dans deux casiers :
- Le premier casier est celui que l'on utilise au quotidien.
- Le second contient la quantité nécessaire pour couvrir la consommation jusqu'au réapprovisionnement.
Quand le premier casier est vide, l'équipe passe au second et le casier vide devient le signal de commande. Le magasin central réapprovisionne ce qui a été consommé lors de sa tournée programmée, et le cycle recommence.
Tout repose sur la taille de chaque casier. Calculée à partir de la consommation réelle du service et du délai de réapprovisionnement, elle garantit un stock suffisant sans surplus. C'est pourquoi le plein-vide ne commence pas sur l'étagère mais dans les données : ce qui est consommé, en quelle quantité, à quelle fréquence et dans quel service.
Pourquoi le plein-vide sur papier ne suffit pas
Le plein-vide avec des étiquettes papier fonctionne, mais il a trois points faibles :
- Le signal se perd : une étiquette qui n'arrive pas au magasin, c'est une rupture quelques jours plus tard.
- Les niveaux deviennent obsolètes : si l'activité du service évolue et que personne ne revoit la taille des casiers, les ruptures ou les surplus reviennent.
- Il ne laisse pas de données : sans trace de chaque réapprovisionnement, difficile de savoir ce que consomme chaque service et d'ajuster les achats.
Ce qu'apporte la RFID : le signal part tout seul
Avec le système Synexia, le signal de réapprovisionnement est enregistré automatiquement et parvient immédiatement au magasin central, sans papier et sans que personne ne passe commande.
C'est une différence importante par rapport aux systèmes qui dépendent encore d'un geste manuel pour envoyer le signal. Ce geste se répète des dizaines de fois par jour, incombe aux soignants ou au personnel logistique, et chaque signal oublié est un réapprovisionnement qui n'arrive pas.
Avec un signal automatique, quatre choses changent :
- Personne ne passe de commandes : ni les soignants ni la logistique, et ce temps revient à leur travail.
- Aucun signal ne se perd : chaque casier vide déclenche son réapprovisionnement.
- Le magasin central travaille de façon planifiée, par tournées, au lieu de traiter des demandes ponctuelles et des urgences.
- Chaque réapprovisionnement est enregistré : ces données permettent de revoir les niveaux, de comparer les services et d'ajuster les achats.
Un hôpital privé : +13 % d'activité avec +1 % d'achats
Un hôpital privé a mis en place avec Synexia le plein-vide avec RFID dans les réserves de ses services et de son bloc opératoire. Il affrontait une année de forte croissance et l'objectif des Achats était clair : absorber plus d'activité sans que la dépense en matériel augmente au même rythme.
Le projet n'a pas commencé par les étiquettes, mais par quatre étapes :
- Nettoyer le catalogue de chaque réserve et l'aligner sur le référentiel achats.
- Redéfinir les emplacements et les niveaux minimum et maximum à partir de la consommation réelle de chaque service.
- Réorganiser le magasin central pour un réapprovisionnement programmé.
- Déployer le réapprovisionnement plein-vide avec RFID dans les services et au bloc.
Huit mois plus tard, par rapport à la même période de l'année précédente :
| Indicateur | Résultat |
|---|---|
| Activité (chiffre d'affaires) | +13 % |
| Achats de matériel | +1 % |
| Part des achats dans le chiffre d'affaires | −2,3 points |
| Chiffre d'affaires généré par euro d'achat | +12 % |
| Retour annuel par euro investi | 1,9 € |
Autrement dit, l'hôpital a progressé de 13 % en achetant presque la même chose. Lire le retour d'expérience complet.
Cinq clés pour le mettre en place
- Partir des données de consommation, pas de la technologie : la taille de chaque casier découle de la consommation réelle et du délai de réapprovisionnement.
- Nettoyer le catalogue avant d'étiqueter : chaque référence inutile dans une réserve est du stock immobilisé.
- Convenir des niveaux avec chaque service : les soignants connaissent l'usage réel du matériel et, s'ils participent à la conception, le système est respecté.
- Faire évoluer aussi le magasin central : le plein-vide ne fonctionne que si le réapprovisionnement est programmé et fiable.
- Mesurer dès le premier jour, avec des indicateurs convenus au départ : activité, achats, stock en service et ruptures.
Questions fréquentes
Plein-vide et Kanban, est-ce la même chose ? Oui. Le plein-vide est la façon la plus courante d'appliquer la méthode Kanban au réapprovisionnement hospitalier.
Faut-il la RFID pour faire du plein-vide ? Non. Il peut fonctionner avec des étiquettes ou des codes-barres. Avec la RFID, le signal est enregistré automatiquement : aucun signal perdu, aucun travail manuel, et chaque réapprovisionnement est tracé.
Par quels services commencer ? Par ceux qui consomment le plus et ont le plus d'urgences : l'hospitalisation et le bloc opératoire sont souvent les premiers.
Au bout de combien de temps voit-on les résultats ? Cela dépend du point de départ. Dans le cas décrit, les résultats ont été mesurés après huit mois par rapport à l'année précédente.
Pour en savoir plus sur la conception du modèle de réapprovisionnement, voir Logistique hospitalière. Pour savoir comment le plein-vide avec RFID fonctionnerait dans votre hôpital, parlons-en.