Em muitos hospitais, a reposição do material dos serviços e do bloco ainda depende de alguém verificar as prateleiras, contar o que resta e fazer a encomenda. Esse alguém é muitas vezes um enfermeiro ou um assistente operacional, a meio do turno. O resultado é conhecido: ruturas resolvidas com idas ao armazém central, pedidos urgentes e, ao mesmo tempo, excessos e produtos fora de validade noutras unidades.
O sistema de duas caixas é uma das formas mais eficazes de quebrar esse ciclo. Combinado com identificação RFID, deixa de depender de alguém se lembrar de avisar.
O que é o sistema de duas caixas
O sistema de duas caixas é a aplicação hospitalar do método Kanban. Cada produto de um armazém de serviço é guardado em dois compartimentos:
- A primeira caixa é a que se usa no dia a dia.
- A segunda caixa contém a quantidade necessária para cobrir o consumo até chegar a reposição.
Quando a primeira caixa fica vazia, a equipa passa a usar a segunda e a caixa vazia torna-se o sinal de encomenda. O armazém central repõe o que foi consumido na sua rota programada e o ciclo recomeça.
O essencial é o tamanho de cada caixa. Calculado com o consumo real da unidade e o prazo de reposição, o sistema mantém stock suficiente sem acumular excessos. Por isso, o sistema de duas caixas não começa na prateleira, mas nos dados: o que se consome, quanto, com que frequência e em que unidade.
Porque é que o sistema em papel fica aquém
O sistema de duas caixas com cartões físicos funciona, mas tem três pontos fracos:
- O sinal perde-se: um cartão que não chega ao armazém é uma rutura de stock poucos dias depois.
- Os níveis ficam desatualizados: se a atividade da unidade muda e ninguém revê o tamanho das caixas, voltam as ruturas ou os excessos.
- Não deixa dados: sem registo de cada reposição, é difícil saber o que consome cada unidade e ajustar as compras.
O que acrescenta o RFID: o sinal chega sozinho
Com o sistema da Synexia, o sinal de reposição é registado automaticamente e chega de imediato ao armazém central, sem papel e sem ninguém ter de fazer uma encomenda.
É uma diferença importante face aos sistemas que ainda dependem de um gesto manual para enviar o sinal. Esse gesto repete-se dezenas de vezes por dia, recai sobre a enfermagem ou o pessoal logístico, e cada sinal esquecido é uma reposição que não chega.
Com o sinal automático, mudam quatro coisas:
- Ninguém faz encomendas: nem a enfermagem nem a logística, e esse tempo volta para o seu trabalho.
- Nenhum sinal se perde: cada caixa vazia gera a sua reposição.
- O armazém central trabalha de forma programada, em rotas planeadas, em vez de responder a pedidos avulsos e urgências.
- Cada reposição fica registada: com esses dados revêem-se os níveis, comparam-se unidades e ajustam-se as compras.
Um hospital privado: +13 % de atividade com +1 % de compras
Um hospital privado implementou com a Synexia o sistema de duas caixas com RFID nos armazéns dos seus serviços e do bloco operatório. Enfrentava um ano de forte crescimento e o objetivo das Compras era claro: absorver mais atividade sem que a despesa em material crescesse ao mesmo ritmo.
O projeto não começou pelas etiquetas, mas por quatro passos:
- Depurar o catálogo de cada armazém de serviço e alinhá-lo com o ficheiro mestre de compras.
- Redefinir espaços e níveis máximos e mínimos com o consumo real de cada unidade.
- Reorganizar o armazém central para repor de forma programada.
- Implementar a reposição com duas caixas e RFID nos serviços e no bloco.
Oito meses depois, face ao mesmo período do ano anterior:
| Indicador | Resultado |
|---|---|
| Atividade (faturação) | +13 % |
| Compras de material | +1 % |
| Peso das compras na faturação | −2,3 pontos |
| Faturação gerada por cada euro de compra | +12 % |
| Retorno anual por cada euro investido | 1,9 € |
Dito de outra forma: o hospital cresceu 13 % comprando praticamente o mesmo. Leia o caso de sucesso completo.
Cinco chaves para a implementação
- Começar pelos dados de consumo, não pela tecnologia: o tamanho de cada caixa resulta do consumo real e do prazo de reposição.
- Depurar o catálogo antes de etiquetar: cada referência a mais num armazém de serviço é stock imobilizado.
- Acordar os níveis com cada unidade: a enfermagem conhece o uso real do material e, se participar no desenho, o sistema é respeitado.
- Mudar também o armazém central: o sistema só funciona se a reposição for programada e fiável.
- Medir desde o primeiro dia, com indicadores acordados antes de começar: atividade, compras, stock nos serviços e ruturas.
Perguntas frequentes
Sistema de duas caixas e Kanban são a mesma coisa? Sim. O sistema de duas caixas é a forma mais habitual de aplicar o método Kanban à reposição de material nos hospitais.
É preciso RFID para ter um sistema de duas caixas? Não. Pode funcionar com cartões ou leitura de códigos de barras. Com RFID, o sinal é registado automaticamente: não se perdem avisos, não há trabalho manual e cada reposição fica registada.
Por que unidades começar? Pelas de maior consumo e mais urgências: o internamento e o bloco operatório costumam ser as primeiras.
Quanto tempo demora a notar-se? Depende do ponto de partida. No caso descrito, os resultados foram medidos aos oito meses face ao ano anterior.
Saiba mais sobre como desenhamos o modelo de reposição em Logística hospitalar. Se quiser saber como funcionaria o sistema de duas caixas com RFID no seu hospital, falemos.