Kanban e sistema de duas caixas

Nos internamentos, o material é reposto por contagem ou por experiência, à custa do tempo de enfermagem. Com duas caixas e etiquetas Kanban, cada produto tem o seu lugar e o seu nível, e a reposição chega antes de faltar, sem contagens.

O desafio

Nas unidades de internamento, o armazém e os stocks de enfermaria são quase sempre geridos à mão:

Os níveis de stock são definidos por experiência: há produtos em excesso e outros em falta.
A enfermagem dedica parte de cada turno a contar, arrumar e pedir material.
As faltas resolvem-se com pedidos urgentes ao armazém central.
Os stocks de enfermaria são revistos produto a produto e as validades são detetadas tarde.

Em que nos focamos

Níveis calculados com o consumo real
Reposição sem contagens
Armazéns e stocks de enfermaria organizados

Duas caixas e etiquetas Kanban

Cada produto ocupa duas caixas. Consome-se da primeira; quando fica vazia, pede-se a reposição e passa-se a usar a segunda, de forma que o material reposto chega antes de se esgotar.

Onde não cabem duas caixas, ou para produtos de maior dimensão, usam-se etiquetas Kanban: cada produto tem uma etiqueta com o seu nível de reposição e, ao atingi-lo, a etiqueta ativa o pedido.

O sinal de reposição pode ser registado na aplicação ou, onde acrescenta mais valor, de forma automática com RFID. No diagnóstico escolhemos o formato que se adapta a cada unidade. Mais detalhe em RFID e rastreabilidade.

Também nos stocks de enfermaria

O mesmo método aplica-se aos stocks de enfermaria: conteúdo acordado com a unidade, níveis ajustados e validades à vista, sem rever produto a produto.

Aplica-se nas unidades de internamento e no armazém central. Para o bloco operatório e as salas de intervenção, veja Salas e armazéns inteligentes.

O que muda

Menos tempo de enfermagem no armazém

Sem contagens nem pedidos manuais em cada turno.

Stock ajustado ao consumo

Níveis calculados com o consumo real de cada unidade, sem excessos nem roturas.

Menos urgências ao armazém central

A reposição chega antes de o material se esgotar.

Menos produtos fora de validade

Com menos stock parado e o material usado por ordem de chegada, expira menos.

Capacidades

Cálculo de níveis e redesenho dos armazéns de enfermaria

Analisamos o consumo de cada unidade, depuramos o catálogo e redesenhamos o armazém para que o método funcione no dia a dia.

Reposição digital

Cada sinal de reposição fica registado na plataforma e, através da integração com o ERP do hospital, pode alimentar o circuito de encomendas, com o âmbito definido em cada projeto.

Como abordamos

O Kanban funciona quando os níveis estão bem calculados e o armazém está pensado para o método. Começamos por uma unidade piloto e estendemos às restantes com o que aprendemos.

1Diagnóstico da unidade

Consumo, catálogo, espaço disponível e circuito atual de pedidos.

2Desenho

Catálogo depurado, níveis por produto, localização e etiquetagem de cada caixa.

3Arranque

Formação da equipa da unidade e reposição digital; RFID onde acrescente valor.

4Acompanhamento

Ajuste dos níveis ao consumo real e extensão a outras unidades.

O que medimos

Roturas de stock nos internamentos
Tempo de enfermagem dedicado ao armazém
Valor do stock nos internamentos
Pedidos urgentes ao armazém central
Material fora de validade nos internamentos

Onde se aplica

Unidades de internamento Armazém central

Perguntas que nos fazem com frequência

O que é o sistema de duas caixas?

Um método de reposição em que cada produto ocupa duas caixas: quando a primeira fica vazia, pede-se a reposição e usa-se a segunda, sem necessidade de contar.

Que diferença há entre Kanban e duas caixas?

O sistema de duas caixas é uma forma de Kanban em que a própria caixa vazia indica que é preciso repor; com etiquetas Kanban, esse sinal é dado por uma etiqueta associada a cada produto. Em ambos os casos, a reposição é ditada pelo consumo real e não por uma contagem periódica.

É necessário RFID?

Não. O método funciona com o sinal registado na aplicação; a RFID acrescenta-se onde automatizar o sinal traz mais valor.

Aplica-se aos stocks de enfermaria?

Sim. O conteúdo é acordado com cada unidade, e os níveis e as validades são controlados com o mesmo método.

Liga-se ao ERP do hospital?

Através de integração, os sinais de reposição podem alimentar o circuito de encomendas do ERP. O âmbito é definido em cada projeto em conjunto com a equipa de sistemas de informação.

Por onde se começa?

Por uma unidade piloto: diagnóstico, desenho e arranque, e depois extensão às restantes com o que se aprendeu.

Falamos sobre como aplicá-la no seu hospital?

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