Quando se fala de logística da saúde, pensa-se quase sempre no hospital. Mas cada centro de saúde e cada extensão também precisam de material para trabalhar todas as manhãs, e aí o abastecimento costuma organizar-se por hábito, não por desenho. É o abastecimento que ninguém vê, e por isso perde-se tempo e dinheiro sem que ninguém o note.
Muitos pontos pequenos, pouca visibilidade
O problema dos cuidados de saúde primários não é o volume, mas a dispersão. Um agrupamento de centros de saúde pode ter dezenas de unidades e extensões, cada uma com o seu armário, as suas encomendas e a sua forma de contar. O armazém que as abastece raramente sabe o que existe em cada ponto, e cada ponto raramente sabe o que existe no do lado. Essa falta de visibilidade produz situações que qualquer centro reconhece:
- Encomendas por hábito. Pede-se o que se pede sempre, ou um pouco mais por precaução, e não o que foi consumido.
- Material que expira num armário. Numa extensão pequena, um produto pouco usado pode passar meses sem que ninguém o veja.
- Faltas inesperadas. O material acaba mesmo antes de uma consulta e é preciso encomendar com urgência ou pedir emprestado a outro centro.
- Tempo de enfermagem gasto a contar e a encomendar. Um tempo que não é dedicado aos utentes e que ninguém mediu.
Porque se descuida
Há três razões. Cada centro lida com pequenas quantidades e parece não valer a pena organizá-lo. A despesa está repartida por muitos pontos e não aparece em nenhum relatório. E as ferramentas pensadas para um hospital não servem a um centro de saúde, que não tem armazém próprio nem equipa de logística.
Mas a soma conta. O que num centro é um pormenor representa, num agrupamento inteiro, um volume considerável de compras, validades e horas.
O que muda a situação
Não é preciso uma solução pesada. Bastam quatro decisões:
- Um nível de material acordado para cada centro, com base no que realmente consome e revisto periodicamente.
- Reposição com base no consumo, para que se encomende o que foi usado e não o habitual. Um sistema Kanban simples chega para começar.
- Visibilidade partilhada entre o armazém e os centros, para saber o que existe e o que se movimenta em todo o agrupamento.
- Um modelo de distribuição pensado para os cuidados primários, com rotas e frequências ajustadas ao consumo de cada ponto e não iguais para todos.
A plataforma dá visibilidade por si só; o seu valor completo chega com a integração nos sistemas da organização, com um âmbito definido em cada projeto.
Começar por uma zona
Também aqui não é preciso mudar todo o agrupamento de uma vez. Um bom ponto de partida é um grupo de centros que partilham armazém ou rota de distribuição. Mede-se durante algumas semanas quanto material se consome, quanto se perde por validade e quanto tempo se dedica a encomendar e a contar. Com esses dados, a discussão sobre o modelo de abastecimento assenta em factos e não em impressões.
Três perguntas para começar
- O armazém do agrupamento sabe hoje o que existe em cada centro, sem fazer um telefonema?
- Quanto material expirou sem ser usado nas extensões no último ano?
- As rotas e as frequências de distribuição foram revistas desde que foram definidas?
Se alguma resposta for «não sei», há aí um primeiro trabalho com valor mensurável.
Para ver como esta abordagem se organiza, consulte a nossa solução Logística hospitalar, que inclui o desenho do modelo de abastecimento, e Kanban e duas caixas. Para perceber porque é que faltas e excedentes surgem ao mesmo tempo, leia o nosso artigo sobre rutura de stock e excedentes no mesmo hospital.