13 % d’activité en plus pour presque les mêmes achats : le Kanban dans un hôpital privé
Un hôpital privé a mis en place avec Synexia le réapprovisionnement Kanban dans ses réserves de services. Huit mois plus tard, chaque euro d’achat génère 12 % de chiffre d’affaires en plus, l’investissement est amorti en moins de sept mois et les infirmiers ne passent plus de temps à commander.
Cumul de huit mois par rapport à la même période de l'année précédente.
Absorber la croissance sans que les dépenses augmentent au même rythme
L'hôpital abordait une année de forte croissance de son activité. Dans le modèle traditionnel, plus d'activité signifie presque automatiquement plus d'achats : le matériel des services et du bloc est réapprovisionné à la demande, les commandes sont passées par les infirmiers eux-mêmes et les manques se règlent par des allers-retours au magasin central ou des commandes urgentes.
L'objectif du service Achats était de découpler les deux courbes : absorber la hausse d'activité sans que les dépenses de matériel augmentent au même rythme, et libérer les soignants des tâches logistiques.
Le Kanban et une revue de la gestion des stocks
- Nettoyage du catalogue de produits de chaque réserve de service, aligné sur le référentiel achats.
- Redéfinition des espaces et des stocks minimum et maximum, ajustés à la consommation réelle de chaque unité.
- Réorganisation des tâches du magasin central, qui réapprovisionne désormais de façon planifiée au lieu de traiter des demandes ponctuelles.
- Réapprovisionnement Kanban avec RFID dans les services et au bloc : le matériel est réapprovisionné automatiquement au point de commande, sans intervention des infirmiers.
Le système a été activé en début d'année et, en quelques mois, a été adopté par 85 % des réserves de services.
Du conseil à une organisation numérique, avec des indicateurs à chaque étape
Synexia a accompagné l'hôpital avant, pendant et après la mise en place, et a apporté trois solutions de sa plateforme pour intégrer le nouveau modèle au quotidien du service.
Conseil et situation de départ
Analyse des réserves de services, des circuits de commande et des données de consommation, avec des indicateurs convenus avec l'hôpital avant de commencer.
Mise en place avec la plateforme Synexia
Catalogue, espaces, flux et réapprovisionnement repensés avec Catalog, Designer et Kanban RFID, service par service.
Suivi des indicateurs
Mesure continue par rapport à l'année précédente pendant et après la mise en place : c'est la base des résultats de ce retour d'expérience.
Des catalogues alignés
Un référentiel produits unique, nettoyé et cohérent entre les achats et chaque réserve, avec des références et des classifications homogènes.
Des espaces et des flux définis
Conception de l'emplacement du matériel, des niveaux de stock et des flux de réapprovisionnement de chaque unité, validés avec les équipes avant d'arriver dans les services.
La méthode Kanban et un service numérique
Réapprovisionnement à la consommation avec identification RFID : le signal de commande est enregistré sans papier ni intervention infirmière, et le service passe au numérique.
Plus d'activité pour presque les mêmes dépenses
La bonne façon de mesurer l'économie dans un hôpital en croissance n'est pas de comparer les achats d'une année à ceux de l'année précédente, mais de comparer ce qui a été acheté à ce qui l'aurait été avec l'efficience de l'année précédente.
Les cinq premiers mois
Avec le système tout juste activé, l'activité a augmenté de 15 % tandis que les achats ont baissé de 1,5 % en valeur nominale. La part des achats dans le chiffre d'affaires a reculé de 3,1 points, et les achats se sont situés 14 % en dessous de ce qu'aurait exigé ce niveau d'activité avec le ratio de l'année précédente.
Huit mois plus tard : l'effet se confirme
| Indicateur | Année précédente | Année Kanban | Variation |
|---|---|---|---|
| Croissance du chiffre d'affaires | — | — | +13,2 % |
| Croissance des achats | — | — | +1,0 % |
| Achats / chiffre d'affaires | 21,4 % | 19,1 % | −2,3 pts |
| € de chiffre d'affaires par € acheté | 4,7 € | 5,2 € | +12 % |
| Achats par rapport à l'attendu pour l'activité | — | — | ≈ −11 % |
85 % proviennent des dispositifs médicaux, là où agit le Kanban
Dispositifs médicaux
Chaque euro acheté génère 14,6 % de chiffre d'affaires en plus (de 6,4 € à 7,4 €). Les achats ont baissé de 1,2 % avec 13 % d'activité en plus.
Produits pharmaceutiques
Le rendement progresse de 6,2 %. Les achats augmentent de 6,6 %, mais nettement moins vite que l'activité.
Investissement amorti en 6 à 7 mois
Sur l'amélioration obtenue en dispositifs médicaux, 60 % sont attribués directement au Kanban et les 40 % restants aux autres mesures de gestion des stocks. Même en isolant la seule part du Kanban, les chiffres sont clairs.
| Indicateur de retour | Résultat |
|---|---|
| Coût du projet (une seule fois) | 0,7 centime par € de chiffre d'affaires |
| Équivalent sur les achats annuels de matériel | ≈ 5 % |
| Économie due au Kanban sur le matériel | 1,2 centime par € de chiffre d'affaires |
| Délai d'amortissement | 6 à 7 mois |
| Retour sur les huit premiers mois | 1,23 € par € investi |
| Retour annuel estimé (matériel + temps) | 1,9 € par € investi |
Du temps pour le patient et du matériel disponible
Le temps que les infirmiers consacraient aux commandes équivaut au minimum à un poste d'infirmier à temps plein, désormais disponible pour les soins. Ce temps représente environ 7 % du retour annuel du projet.
Le fonctionnement du système apporte en outre des bénéfices opérationnels que l'hôpital est en train de quantifier :
- Pas de ruptures de stock : le matériel est disponible quand on en a besoin.
- Plus d'allers-retours au magasin central ni d'urgences de dernière minute.
- Pas d'interruption dans les services faute de matériel.
- Des blocs à l'heure : moins de retards dus à du matériel manquant.
Ce qui a fait la différence
Bien mesurer
Ajuster l'économie à l'activité : dans un hôpital en croissance, comparer les achats en valeur nominale masque l'amélioration réelle.
Organiser avant d'automatiser
Un catalogue nettoyé et des stocks minimum et maximum réalistes sont la base sur laquelle repose le Kanban.
Séparer les effets
Attribuer de façon prudente la part de l'économie due au Kanban rend le retour crédible.
Regarder au-delà de l'économie
Le temps soignant libéré et la disponibilité du matériel font partie de la valeur.
- Mesurer le stock libéré dans les réserves de services.
- Confirmer le caractère récurrent de l'économie sur un exercice complet.
- Étendre le modèle à d'autres établissements.
Publié avec l'autorisation écrite de l'établissement.