Crecer un 13 % comprando prácticamente lo mismo: el impacto del Kanban en un hospital privado
Un hospital privado implantó con Synexia la reposición Kanban en sus almacenes periféricos. Ocho meses después, cada euro de compra genera un 12 % más de facturación, la inversión se ha recuperado en menos de siete meses y la enfermería ha dejado de dedicar tiempo a hacer pedidos.
Acumulado de ocho meses frente al mismo periodo del año anterior.
Absorber el crecimiento sin que el gasto creciera al mismo ritmo
El hospital afrontaba un año de fuerte crecimiento asistencial. Con el modelo tradicional, más actividad significa, casi de forma automática, más compras: el material de las plantas y los quirófanos se repone a demanda, los pedidos los gestiona el propio personal de enfermería y las faltas se resuelven con viajes al almacén general o con pedidos urgentes.
El objetivo del área de Compras era desacoplar ambas curvas: absorber el crecimiento de la actividad sin que el gasto en material creciera al mismo ritmo, y liberar al personal asistencial de tareas logísticas.
Kanban y una revisión de la gestión del almacén
- Depuración del catálogo de productos de cada almacén periférico, alineado con el maestro de compras.
- Redefinición de los espacios y de los stocks máximos y mínimos, ajustados al consumo real de cada unidad.
- Reorganización de las tareas del almacén general, que pasa a reponer de forma programada en lugar de atender peticiones sueltas.
- Reposición Kanban con RFID en plantas y quirófanos: el material se repone automáticamente al alcanzar el punto de pedido, sin intervención de enfermería.
El sistema se activó a comienzos de año y en pocos meses alcanzó una adopción del 85 % de los almacenes periféricos.
De la consultoría a la operativa digital, con indicadores en cada fase
Synexia acompañó al hospital antes, durante y después de la implantación, y aportó tres soluciones de su plataforma para llevar el nuevo modelo a la rutina diaria del servicio.
Consultoría y situación de partida
Análisis de los almacenes periféricos, de los circuitos de pedido y de los datos de consumo, e indicadores acordados con el hospital antes de empezar.
Implantación con la plataforma Synexia
Catálogo, espacios, flujos y reposición rediseñados con Catalog, Designer y Kanban RFID, unidad a unidad.
Seguimiento de indicadores
Medición continua frente al año anterior durante y después de la implantación, que es la base de los resultados de este caso.
Catálogos alineados
Un único maestro de productos, depurado y coherente entre compras y cada almacén periférico, con referencias y clasificaciones homogéneas.
Espacios y flujos definidos
Diseño de la ubicación del material, de los niveles de stock y de los flujos de reposición de cada unidad, acordados con los equipos antes de llegar a planta.
Metodología Kanban y servicio digital
Reposición por consumo con identificación RFID: la señal de pedido se registra sin papel ni intervención de enfermería, y el servicio pasa a trabajar de forma digital.
Más actividad con casi el mismo gasto
La forma correcta de medir el ahorro en un hospital que crece no es comparar las compras de un año con las del anterior, sino comparar lo que se compró con lo que se habría comprado manteniendo la eficiencia del año previo.
Los primeros cinco meses
Con el sistema recién activado, la actividad creció un 15 % mientras las compras se redujeron un 1,5 % en términos nominales. El peso de las compras sobre la facturación bajó 3,1 puntos, y las compras quedaron un 14 % por debajo de lo que habría requerido ese nivel de actividad con la ratio del año anterior.
Ocho meses después: el efecto se consolida
| Indicador | Año anterior | Año Kanban | Variación |
|---|---|---|---|
| Crecimiento de la facturación | — | — | +13,2 % |
| Crecimiento de las compras | — | — | +1,0 % |
| Compras sobre facturación | 21,4 % | 19,1 % | −2,3 pp |
| € facturados por € comprado | 4,7 € | 5,2 € | +12 % |
| Compras frente a lo esperado por actividad | — | — | ≈ −11 % |
El 85 % procede del material sanitario, donde actúa el Kanban
Material sanitario
Cada euro comprado genera un 14,6 % más de facturación (de 6,4 € a 7,4 €). Las compras bajaron un 1,2 % con un 13 % más de actividad.
Productos farmacéuticos
El rendimiento mejora un 6,2 %. La compra crece un 6,6 %, pero claramente por debajo del ritmo de la actividad.
Inversión recuperada en 6–7 meses
De la mejora obtenida en material sanitario, el 60 % se atribuye directamente al Kanban y el 40 % restante a las demás medidas de gestión del almacén. Aun aislando solo la parte del Kanban, las cifras son claras.
| Indicador de retorno | Resultado |
|---|---|
| Coste del proyecto (una sola vez) | 0,7 cts por € facturado |
| Equivalente sobre la compra anual de material | ≈ 5 % |
| Ahorro del Kanban en material | 1,2 cts por € facturado |
| Plazo de recuperación de la inversión | 6–7 meses |
| Retorno en los primeros ocho meses | 1,23 € por € invertido |
| Retorno anual estimado (material + tiempo) | 1,9 € por € invertido |
Tiempo para el paciente y material disponible
El tiempo que enfermería dedicaba a preparar pedidos equivale, como mínimo, a una enfermera a jornada completa, que ahora puede dedicarse a la atención al paciente. Este tiempo supone alrededor del 7 % del retorno anual del proyecto.
Además, el funcionamiento del sistema aporta beneficios operativos que el hospital está en proceso de cuantificar:
- Sin roturas de stock: el material está disponible cuando se necesita.
- Sin viajes al almacén general ni urgencias de última hora.
- Sin paradas en planta por falta de material.
- Quirófanos a su hora: menos retrasos por material ausente.
Lo que hizo que funcionara
Medir bien
Ajustar el ahorro por actividad: en un hospital que crece, comparar compras nominales esconde la mejora real.
Ordenar antes de automatizar
Catálogo depurado y stocks máximos y mínimos realistas son la base sobre la que funciona el Kanban.
Separar los efectos
Atribuir de forma conservadora qué parte del ahorro corresponde al Kanban da credibilidad al retorno.
Mirar más allá del ahorro
El tiempo asistencial liberado y la seguridad en la disponibilidad de material son parte del valor.
- Medir el stock liberado en los almacenes periféricos.
- Validar el carácter recurrente del ahorro con un ejercicio completo de datos.
- Extender el modelo a otros centros.
Publicado con autorización escrita del centro.