Un implante en depósito pertenece al proveedor hasta que se usa, pero está en las salas del hospital y bajo su responsabilidad. Cuando el hospital y el proveedor cuentan el mismo material, casi nunca obtienen la misma cifra. La razón rara vez es un error de alguien: el consumo se anota en un sitio, las existencias se cuentan en otro y nadie las compara a tiempo.
¿Por qué no coinciden las cifras del hospital y las del proveedor?
Suelen coincidir tres causas, y conviven:
- El consumo se registra tarde o incompleto. Se anota al terminar la intervención, o al cabo de unos días, y a veces sin el lote.
- Las existencias se cuentan de forma distinta. Una parte está en el almacén, otra en la sala y otra en un maletín que ha viajado entre servicios.
- Las devoluciones y los cambios no se cierran. Un producto que vuelve al proveedor, o que se sustituye por otro tamaño, queda a medias en uno de los dos registros.
¿Qué cambia cuando cada servicio lleva su propio inventario?
En un hospital con varios servicios quirúrgicos (traumatología, cardiología, neurocirugía, oftalmología), cada uno suele tener sus referencias, sus proveedores y su forma de llevar el control. Eso es razonable en el día a día. El problema aparece al conciliar:
- El proveedor reclama o repone sobre el total, y el hospital solo sabe lo que cada servicio le cuenta.
- El mismo producto puede estar dado de alta con nombres distintos en servicios distintos.
- Nadie ve el conjunto: qué hay en todo el hospital, qué está a punto de caducar y qué se podría mover de un servicio a otro.
¿Qué debe poder conciliarse?
Para cada proveedor y cada periodo, cuatro datos:
- Qué se ha consumido, con su lote y la intervención en la que se usó.
- Qué existencias quedan, y en qué ubicación.
- Qué caduca pronto, con tiempo para actuar.
- Qué se ha devuelto o sustituido, y si el proveedor lo ha dado por cerrado.
La captura del identificador único del producto (UDI) es, en la práctica, un acto del punto de uso: es allí, al retirar y utilizar el material, donde el dato se registra con fiabilidad.
¿Cómo se controla la caducidad cuando los volúmenes son desiguales?
Con volúmenes de cirugía que varían de un mes a otro, un surtido amplio en depósito caduca con facilidad en los servicios que operan menos. Dos ideas ayudan:
- Ver el stock de todo el hospital, no solo el de cada servicio, para mover material antes de que caduque.
- Revisar el surtido con datos de consumo: qué referencias casi no se usan y podrían volver al proveedor, y cuáles se agotan.
¿Qué datos hacen falta y de dónde salen?
La visibilidad del stock por ubicación y lote, también del material en depósito, aporta valor por sí sola. Su valor completo llega al conectarla, mediante integración, con los sistemas del hospital (ERP, programación quirúrgica), con un alcance definido en cada proyecto. Sin esa conexión, la conciliación sigue siendo posible, pero más manual.
Tres preguntas para empezar
- ¿Puede decir hoy, sin pedir informes a cada servicio, qué material de un proveedor hay en todo el hospital?
- ¿Se registra el lote de lo consumido en el momento de usarlo?
- ¿Cuándo fue la última vez que su recuento y el del proveedor coincidieron, y cuánto costó llegar a ese acuerdo?
Si la respuesta a alguna es «no», no hace falta empezar por la tecnología. Se empieza por acordar qué se concilia, con qué frecuencia y quién es responsable de cada dato.
Cómo lo abordamos en Synexia
En Synexia trabajamos primero el proceso y después la herramienta. Puede ampliar el planteamiento en nuestra solución Implantes y material en depósito y en los artículos Implantes en depósito: quién responde y Llega una alerta de seguridad.