El material en depósito está físicamente en el hospital, pero en muchos centros nadie puede decir a la vez qué hay, qué se ha usado y qué debe reclamarse o devolverse. Esa distancia entre lo que está en el almacén y lo que el hospital controla es donde se pierde dinero y se pierde seguridad.
Qué es el depósito y por qué se descontrola
Implantes, prótesis y material quirúrgico de alto coste suelen llegar al hospital en depósito: el proveedor lo deja disponible y el hospital lo usa cuando lo necesita. El modelo tiene sentido porque ningún hospital puede comprar por adelantado cada medida y cada referencia. El problema es que el control queda repartido entre tres sitios: el bloque quirúrgico, que lo usa; compras, que lo gestiona; y el proveedor, que lleva su propia cuenta.
Cuando cada uno tiene su versión, aparecen situaciones que cualquier equipo reconoce:
- Material que se usa y no se registra a tiempo. El implante está en el paciente, pero la reposición o la facturación tardan en actualizarse.
- Referencias que caducan o se quedan sin movimiento. Nadie las mira hasta que hay que devolverlas, y a veces ya es tarde.
- Diferencias entre lo que dice el hospital y lo que dice el proveedor. Se resuelven revisando papeles, con horas de compras y de enfermería.
La norma exige saber qué se ha implantado
El reglamento europeo de productos sanitarios (MDR, art. 27.9) obliga a que las instituciones sanitarias puedan identificar los implantes de clase III, y en España el Real Decreto 192/2023 (art. 36.6) amplía esa obligación a las clases IIa y IIb. En la práctica, la trazabilidad de lo implantado ya no es una opción organizativa, sino una exigencia. Y solo es fiable si se apoya en datos del propio hospital, recogidos en el momento en que el material se usa.
Qué cambia cuando el hospital controla el depósito
Controlar el depósito no significa convertirlo en stock propio. Significa que el hospital sabe, en cada momento, qué material hay en sus instalaciones, de quién es y cuándo se ha usado. Con esa visión:
- El bloque quirúrgico encuentra la referencia que necesita sin depender de una llamada.
- Compras reconcilia con el proveedor a partir de un registro único y no de un intercambio de correos.
- La identificación del producto (UDI) se captura en el punto de uso, y cada implante queda asociado a la intervención y al paciente que corresponden.
Cinco preguntas antes de empezar
Antes de cambiar nada, conviene que el hospital pueda responder a esto:
- ¿Qué proveedores tienen material en depósito y cuánto valor representa en conjunto?
- ¿Se sabe hoy, sin consultar papeles, qué hay en cada ubicación?
- ¿Cuánto tarda en actualizarse un registro desde que el material se usa en quirófano?
- ¿Qué parte de las diferencias con los proveedores se debe a registros tardíos?
- ¿Qué sistemas deberían compartir información con el control del depósito (compras, ERP, programación quirúrgica)?
La última conviene dejarla abierta. La plataforma da visibilidad por sí sola, y su valor completo llega al integrarse con esos sistemas, con un alcance que se define en cada proyecto.
Empezar por una especialidad
No hace falta abarcar todo el bloque quirúrgico. Una especialidad con mucho material en depósito, como traumatología o cardiología intervencionista, permite medir en pocas semanas cuánto material hay, cuánto se mueve y cuánto tiempo se tarda en cerrar cada uso. Con esos datos, la conversación con los proveedores se basa en hechos.
Si quiere ver cómo se organiza este control, consulte la solución Implantes y material en depósito. Para ver cómo la norma llega a la rutina diaria, lea Trazabilidad UDI: de la norma a la rutina diaria.