O material em consignação está fisicamente no hospital, mas em muitos centros ninguém consegue dizer ao mesmo tempo o que existe, o que foi usado e o que deve ser reclamado ou devolvido. Essa distância entre o que está no armazém e o que o hospital controla é onde se perde dinheiro e segurança.
O que é a consignação e porque foge ao controlo
Implantes, próteses e material cirúrgico de custo elevado chegam muitas vezes ao hospital em consignação: o fornecedor deixa-os disponíveis e o hospital usa-os quando precisa. O modelo faz sentido, porque nenhum hospital pode comprar antecipadamente cada medida e cada referência. O problema é que o controlo fica repartido por três lados: o bloco operatório, que o usa; as compras, que o gerem; e o fornecedor, que mantém a sua própria conta.
Quando cada um tem a sua versão, surgem situações que qualquer equipa reconhece:
- Material usado e não registado a tempo. O implante está no doente, mas a reposição ou a faturação demoram a atualizar-se.
- Referências que expiram ou deixam de ter movimento. Ninguém as vê até ser preciso devolvê-las, e por vezes já é tarde.
- Diferenças entre o que diz o hospital e o que diz o fornecedor. Resolvem-se a rever papel, com horas de compras e de enfermagem.
A regulamentação exige saber o que foi implantado
O regulamento europeu dos dispositivos médicos (MDR, art. 27.9) obriga as instituições de saúde a poderem identificar os implantes de classe III. As normas nacionais podem ir mais além. Na prática, a rastreabilidade do que é implantado já não é uma escolha organizativa, mas uma exigência. E só é fiável se assentar em dados do próprio hospital, recolhidos no momento em que o produto é usado.
O que muda quando o hospital controla a consignação
Controlar a consignação não significa transformá-la em stock próprio. Significa que o hospital sabe, a cada momento, que material existe nas suas instalações, de quem é e quando foi usado. Com essa visão:
- O bloco operatório encontra a referência de que precisa sem depender de um telefonema.
- As compras reconciliam com o fornecedor a partir de um registo único e não de uma troca de correios eletrónicos.
- A identificação do produto (UDI) é captada no ponto de utilização, e cada implante fica associado à intervenção e ao doente em causa.
Cinco perguntas antes de começar
Antes de mudar o que quer que seja, o hospital deveria conseguir responder a isto:
- Que fornecedores têm material em consignação e que valor representa no total?
- Sabe-se hoje, sem consultar papel, o que existe em cada localização?
- Quanto tempo demora a atualizar-se um registo depois de o material ser usado no bloco?
- Que parte das diferenças com os fornecedores se deve a registos tardios?
- Que sistemas devem partilhar informação com o controlo da consignação (compras, ERP, programação cirúrgica)?
Convém deixar a última em aberto. A plataforma dá visibilidade por si só e o seu valor completo chega com a integração nesses sistemas, com um âmbito definido em cada projeto.
Começar por uma especialidade
Não é preciso abranger todo o bloco operatório. Uma especialidade com muito material em consignação, como a ortopedia ou a cardiologia de intervenção, permite medir em poucas semanas quanto material existe, quanto se movimenta e quanto tempo demora a fechar cada utilização. Com esses dados, a conversa com os fornecedores assenta em factos.
Para ver como este controlo se organiza, consulte a nossa solução Implantes e material em consignação. Para ver como a regulamentação chega à rotina diária, leia o nosso artigo sobre rastreabilidade UDI.