Um implante à consignação pertence ao fornecedor até ser utilizado, mas está nas salas do hospital e sob a sua responsabilidade. Quando o hospital e o fornecedor contam o mesmo material, raramente obtêm o mesmo número. A causa raramente é um erro de alguém: o consumo regista-se num sítio, as existências contam-se noutro e ninguém as compara a tempo.
Porque é que os números do hospital e os do fornecedor não coincidem?
Costumam coincidir três causas, e convivem:
- O consumo regista-se tarde ou de forma incompleta. Anota-se no fim da intervenção, ou dias depois, e por vezes sem o lote.
- As existências contam-se de forma diferente. Uma parte está no armazém, outra na sala e outra numa mala que circulou entre serviços.
- As devoluções e as trocas não se fecham. Um produto que volta ao fornecedor, ou que é substituído por outro tamanho, fica meio registado de um dos lados.
O que muda quando cada serviço mantém o seu inventário?
Num hospital com vários serviços cirúrgicos (ortopedia, cardiologia, neurocirurgia, oftalmologia), cada um costuma ter as suas referências, os seus fornecedores e a sua forma de controlar. Isso é razoável no dia a dia. O problema aparece na conciliação:
- O fornecedor reclama ou repõe sobre o total, e o hospital só sabe o que cada serviço lhe conta.
- O mesmo produto pode estar registado com nomes diferentes em serviços diferentes.
- Ninguém vê o conjunto: o que há em todo o hospital, o que está prestes a caducar e o que se poderia mover de um serviço para outro.
O que deve poder conciliar-se?
Para cada fornecedor e cada período, quatro dados:
- O que foi consumido, com o seu lote e a intervenção em que se usou.
- Que existências restam, e onde.
- O que caduca em breve, com tempo para agir.
- O que foi devolvido ou substituído, e se o fornecedor o deu por encerrado.
A captura do identificador único do dispositivo (UDI) é, na prática, um ato do ponto de utilização: é aí, ao retirar e utilizar o material, que o dado se regista com fiabilidade.
Como se controla a validade quando os volumes são desiguais?
Com volumes cirúrgicos que variam de mês para mês, um sortido amplo à consignação caduca com facilidade nos serviços que operam menos. Duas ideias ajudam:
- Ver o stock de todo o hospital, e não apenas o de cada serviço, para mover o material antes de caducar.
- Rever o sortido com dados de consumo: que referências quase não se usam e poderiam voltar ao fornecedor, e quais se esgotam.
Que dados são necessários e de onde vêm?
A visibilidade do stock por localização e lote, também do material à consignação, traz valor por si só. O seu valor completo chega quando se liga, mediante integração, aos sistemas do hospital (ERP, programação cirúrgica), com um âmbito definido em cada projeto. Sem essa ligação, a conciliação continua a ser possível, mas mais manual.
Três perguntas para começar
- Consegue dizer hoje, sem pedir relatórios a cada serviço, que material de um fornecedor existe em todo o hospital?
- O lote do que se consome regista-se no momento da utilização?
- Quando foi a última vez que a sua contagem e a do fornecedor coincidiram, e quanto custou chegar a esse acordo?
Se a resposta a alguma for «não», não é preciso começar pela tecnologia. Começa-se por acordar o que se concilia, com que frequência e quem é responsável por cada dado.
Como abordamos o tema na Synexia
Na Synexia trabalhamos primeiro o processo e depois a ferramenta. Pode aprofundar na nossa solução Implantes e material à consignação e nos artigos Implantes à consignação: quem responde e Chega um alerta de segurança.