Un implant en dépôt appartient au fournisseur jusqu’à son utilisation, mais il se trouve dans les salles de l’hôpital et sous sa responsabilité. Lorsque l’hôpital et le fournisseur comptent le même matériel, ils obtiennent rarement le même chiffre. La cause est rarement une erreur de quelqu’un : la consommation est notée à un endroit, les stocks sont comptés à un autre, et personne ne les compare à temps.
Pourquoi les chiffres de l’hôpital et ceux du fournisseur ne coïncident-ils pas ?
Trois causes se combinent le plus souvent :
- La consommation est enregistrée tard ou de façon incomplète. Elle est notée à la fin de l’intervention, ou quelques jours plus tard, et parfois sans le numéro de lot.
- Les stocks sont comptés différemment. Une partie est au magasin, une autre en salle, et une autre dans une mallette qui a circulé entre services.
- Les retours et les échanges ne sont pas clôturés. Un produit renvoyé au fournisseur, ou remplacé par une autre taille, reste à moitié enregistré d’un côté.
Que change le fait que chaque service tienne son propre inventaire ?
Dans un hôpital qui compte plusieurs services chirurgicaux (traumatologie, cardiologie, neurochirurgie, ophtalmologie), chacun a généralement ses références, ses fournisseurs et sa façon de contrôler. C’est raisonnable au quotidien. Le problème apparaît au moment du rapprochement :
- Le fournisseur réclame ou réapprovisionne sur le total, alors que l’hôpital ne sait que ce que chaque service lui rapporte.
- Un même produit peut être enregistré sous des noms différents selon les services.
- Personne n’a la vue d’ensemble : ce qui se trouve dans tout l’hôpital, ce qui va bientôt périmer et ce qui pourrait passer d’un service à un autre.
Que faut-il pouvoir rapprocher ?
Pour chaque fournisseur et chaque période, quatre données :
- Ce qui a été consommé, avec son lot et l’intervention dans laquelle il a été utilisé.
- Ce qui reste en stock, et où.
- Ce qui périme bientôt, avec le temps d’agir.
- Ce qui a été retourné ou remplacé, et si le fournisseur l’a clôturé.
La saisie de l’identifiant unique du dispositif (UDI) est, en pratique, un acte du point d’utilisation : c’est là, au moment de retirer et d’utiliser le matériel, que la donnée est enregistrée de façon fiable.
Comment contrôler les péremptions quand les volumes sont irréguliers ?
Avec des volumes chirurgicaux qui varient d’un mois à l’autre, un large assortiment en dépôt périme facilement dans les services qui opèrent le moins. Deux idées aident :
- Voir le stock de tout l’hôpital, et pas seulement celui de chaque service, pour déplacer le matériel avant sa péremption.
- Revoir l’assortiment à partir des données de consommation : quelles références sont à peine utilisées et pourraient retourner chez le fournisseur, et lesquelles s’épuisent.
De quelles données a-t-on besoin et d’où viennent-elles ?
La visibilité du stock par emplacement et par lot, y compris pour le matériel en dépôt, apporte déjà de la valeur en soi. Sa pleine valeur apparaît lorsqu’elle est connectée, par intégration, aux systèmes de l’hôpital (ERP, programmation opératoire), avec un périmètre défini dans chaque projet. Sans cette connexion, le rapprochement reste possible, mais plus manuel.
Trois questions pour commencer
- Pouvez-vous dire aujourd’hui, sans demander de rapports à chaque service, quel matériel d’un fournisseur se trouve dans tout l’hôpital ?
- Le lot de ce qui est consommé est-il enregistré au moment de l’utilisation ?
- Quand votre comptage et celui du fournisseur ont-ils coïncidé pour la dernière fois, et combien d’efforts a-t-il fallu pour y arriver ?
Si la réponse à l’une d’elles est « non », il n’est pas nécessaire de commencer par la technologie. On commence par convenir de ce que l’on rapproche, à quelle fréquence et qui est responsable de chaque donnée.
Comment nous l’abordons chez Synexia
Chez Synexia, nous travaillons d’abord le processus, puis l’outil. Vous pouvez approfondir dans notre solution Implants et matériel en dépôt et dans les articles Implants en dépôt : qui en répond et Une alerte de sécurité arrive.