No armazém da farmácia, uma única embalagem de um medicamento oncológico, de um biológico ou de uma terapia avançada pode valer mais do que todo o material de uma unidade de internamento. Por isso, um erro de stock nesta zona sai caro e quase sempre passa despercebido até à contagem seguinte.
O problema não é o que se compra, mas o que não se vê
A maioria dos serviços de farmácia controla bem o que entra. O que custa mais ver é o que acontece depois: quantas unidades existem realmente, onde estão, quem as retirou e há quanto tempo estão no armazém. Quando esta informação chega tarde ou à mão, surgem três situações conhecidas:
- Validades descobertas tarde. Uma unidade de custo elevado que expira sem ter sido usada é uma despesa que não se recupera.
- Stock duplicado por precaução. Se ninguém tem a certeza do que existe, encomenda-se a mais. O capital imobilizado no armazém cresce sem que a prestação de cuidados melhore.
- Diferenças de inventário sem explicação. Quando a contagem não coincide com os registos, raramente se sabe quando nem porquê surgiu a diferença.
O que muda quando cada unidade está identificada
A mudança de fundo é passar de controlar referências a controlar unidades. Com cada unidade identificada, a farmácia sabe o que tem, de que lote se trata e qual é a validade, e pode agir antes que uma unidade se perca. O controlo de acessos completa o quadro: cada retirada fica associada a uma pessoa, e o stock deixa de depender da memória de quem o gere.
O formato físico é secundário. Alguns serviços guardam estes medicamentos num armário; outros, numa zona do armazém com acesso controlado. O importante é que o que entra, o que sai e quem o retira fiquem registados sem trabalho adicional para a equipa.
Cinco perguntas antes de começar
Antes de escolher qualquer ferramenta, o serviço de farmácia deveria conseguir responder a isto:
- Quantos medicamentos de custo elevado gere o armazém e quais representam a maior parte do valor?
- Conhece-se hoje o stock real de cada um sem contagem manual?
- Quantas unidades expiraram sem ser usadas no último ano e quanto custaram?
- Quem pode retirar estes medicamentos e fica registo de cada retirada?
- Que sistemas devem trocar informação com o armazém (compras, ERP, sistema de informação hospitalar)?
Convém deixar a última pergunta em aberto. A plataforma dá visibilidade por si só e o seu valor completo chega com a integração nos sistemas do hospital, com um âmbito definido em cada projeto.
Começar onde mais dói
Não é preciso tratar toda a farmácia de uma vez. Um bom ponto de partida é o grupo de medicamentos que concentra mais valor ou mais validades, medindo durante algumas semanas quanto stock existe realmente e quanto se perde. Com esses dados, a conversa com a direção financeira deixa de ser uma opinião.
Para ver como este controlo se organiza, consulte a nossa solução Medicamentos de custo elevado ou avalie connosco o estado atual do seu armazém de farmácia. No artigo sobre rutura de stock e excedentes no mesmo hospital explicamos porque o mesmo problema surge noutras unidades.