Au magasin de la pharmacie, une seule boîte d’un médicament oncologique, d’un médicament biologique ou d’une thérapie avancée peut valoir plus que tout le matériel d’une unité d’hospitalisation. C’est pourquoi une erreur de stock coûte cher dans cette zone, et pourquoi elle passe presque toujours inaperçue jusqu’au prochain inventaire.
Le problème n’est pas ce que l’on achète, mais ce que l’on ne voit pas
La plupart des pharmacies contrôlent bien ce qui entre. Ce qui est plus difficile à voir, c’est ce qui se passe ensuite : combien d’unités sont réellement en stock, où elles se trouvent, qui les a retirées et depuis combien de temps elles sont au magasin. Quand cette information arrive tard ou à la main, trois situations bien connues apparaissent :
- Des péremptions découvertes trop tard. Une unité onéreuse qui périme sans avoir été utilisée est une dépense irrécupérable.
- Un stock doublé par précaution. Si personne n’est sûr de ce qui est disponible, on commande en trop. Le capital immobilisé au magasin augmente sans améliorer la prise en charge.
- Des écarts d’inventaire inexpliqués. Quand l’inventaire ne correspond pas aux enregistrements, on sait rarement quand ni pourquoi l’écart est apparu.
Ce qui change quand chaque unité est identifiée
Le changement de fond consiste à passer du contrôle des références au contrôle des unités. Avec chaque unité identifiée, la pharmacie sait ce qu’elle a, de quel lot il s’agit et quelle est la date de péremption, et peut agir avant qu’une unité ne soit perdue. Le contrôle des accès complète le tableau : chaque retrait est associé à une personne, et le stock ne dépend plus de la mémoire de celui qui le gère.
Le format physique est secondaire. Certaines pharmacies conservent ces médicaments dans une armoire ; d’autres, dans une zone du magasin à accès contrôlé. L’essentiel est que les entrées, les sorties et la personne qui retire le produit soient enregistrées sans travail supplémentaire pour l’équipe.
Cinq questions avant de commencer
Avant de choisir un outil, le service de pharmacie devrait pouvoir répondre à ceci :
- Combien de médicaments onéreux le magasin gère-t-il, et lesquels représentent l’essentiel de la valeur ?
- Connaît-on aujourd’hui le stock réel de chacun sans inventaire manuel ?
- Combien d’unités ont périmé sans être utilisées l’an dernier, et quel en a été le coût ?
- Qui peut retirer ces médicaments, et chaque retrait est-il enregistré ?
- Quels systèmes devraient échanger des informations avec le magasin (achats, ERP, système d’information hospitalier) ?
Il vaut mieux laisser la dernière question ouverte. La plateforme apporte de la visibilité par elle-même, et sa pleine valeur vient de l’intégration aux systèmes de l’hôpital, avec un périmètre défini dans chaque projet.
Commencer là où cela fait le plus mal
Il n’est pas nécessaire de traiter toute la pharmacie d’un coup. Un bon point de départ est le groupe de médicaments qui concentre le plus de valeur ou le plus de péremptions, en mesurant pendant quelques semaines le stock réel et les pertes. Avec ces données, la discussion avec la direction financière cesse d’être une opinion.
Pour voir comment ce contrôle s’organise, consultez notre solution Médicaments onéreux ou faites évaluer avec nous l’état actuel de votre magasin de pharmacie. Dans l’article sur les ruptures de stock et les excédents dans un même hôpital, nous expliquons pourquoi le même problème apparaît dans d’autres unités.