Crescer 13 % comprando praticamente o mesmo: o impacto do Kanban num hospital privado
Um hospital privado implementou com a Synexia a reposição Kanban nos stocks dos seus serviços. Oito meses depois, cada euro de compra gera mais 12 % de faturação, o investimento foi recuperado em menos de sete meses e a enfermagem deixou de gastar tempo a fazer encomendas.
Acumulado de oito meses face ao mesmo período do ano anterior.
Absorver o crescimento sem que a despesa crescesse ao mesmo ritmo
O hospital enfrentava um ano de forte crescimento assistencial. No modelo tradicional, mais atividade significa, quase automaticamente, mais compras: o material dos serviços e do bloco é reposto a pedido, as encomendas são feitas pela própria enfermagem e as faltas resolvem-se com idas ao armazém central ou com encomendas urgentes.
O objetivo da área de Compras era separar as duas curvas: absorver o crescimento da atividade sem que a despesa em material crescesse ao mesmo ritmo e libertar os profissionais de saúde de tarefas logísticas.
Kanban e uma revisão da gestão do armazém
- Depuração do catálogo de produtos de cada stock de serviço, alinhado com o ficheiro mestre de compras.
- Redefinição dos espaços e dos stocks máximos e mínimos, ajustados ao consumo real de cada unidade.
- Reorganização das tarefas do armazém central, que passa a repor de forma programada em vez de atender pedidos avulsos.
- Reposição Kanban com RFID nos serviços e no bloco: o material é reposto automaticamente ao atingir o ponto de encomenda, sem intervenção da enfermagem.
O sistema foi ativado no início do ano e, em poucos meses, foi adotado por 85 % dos stocks dos serviços.
Da consultoria à operação digital, com indicadores em cada fase
A Synexia acompanhou o hospital antes, durante e depois da implementação e trouxe três soluções da sua plataforma para levar o novo modelo à rotina diária do serviço.
Consultoria e situação de partida
Análise dos stocks dos serviços, dos circuitos de encomenda e dos dados de consumo, com indicadores acordados com o hospital antes de começar.
Implementação com a plataforma Synexia
Catálogo, espaços, fluxos e reposição redesenhados com Catalog, Designer e Kanban RFID, serviço a serviço.
Acompanhamento de indicadores
Medição contínua face ao ano anterior durante e depois da implementação, que é a base dos resultados deste caso.
Catálogos alinhados
Um único ficheiro mestre de produtos, depurado e coerente entre compras e cada stock de serviço, com referências e classificações homogéneas.
Espaços e fluxos definidos
Desenho da localização do material, dos níveis de stock e dos fluxos de reposição de cada unidade, acordados com as equipas antes de chegar aos serviços.
Metodologia Kanban e serviço digital
Reposição por consumo com identificação RFID: o sinal de encomenda é registado sem papel nem intervenção da enfermagem e o serviço passa a trabalhar de forma digital.
Mais atividade com quase a mesma despesa
A forma correta de medir a poupança num hospital que cresce não é comparar as compras de um ano com as do anterior, mas comparar o que se comprou com o que se teria comprado mantendo a eficiência do ano anterior.
Os primeiros cinco meses
Com o sistema acabado de ativar, a atividade cresceu 15 % enquanto as compras diminuíram 1,5 % em termos nominais. O peso das compras na faturação desceu 3,1 pontos e as compras ficaram 14 % abaixo do que esse nível de atividade teria exigido com o rácio do ano anterior.
Oito meses depois: o efeito consolida-se
| Indicador | Ano anterior | Ano Kanban | Variação |
|---|---|---|---|
| Crescimento da faturação | — | — | +13,2 % |
| Crescimento das compras | — | — | +1,0 % |
| Compras sobre faturação | 21,4 % | 19,1 % | −2,3 pp |
| € faturados por € comprado | 4,7 € | 5,2 € | +12 % |
| Compras face ao esperado pela atividade | — | — | ≈ −11 % |
85 % vem do material clínico, onde atua o Kanban
Material clínico
Cada euro comprado gera mais 14,6 % de faturação (de 6,4 € para 7,4 €). As compras desceram 1,2 % com mais 13 % de atividade.
Produtos farmacêuticos
O rendimento melhora 6,2 %. A compra cresce 6,6 %, mas claramente abaixo do ritmo da atividade.
Investimento recuperado em 6–7 meses
Da melhoria obtida em material clínico, 60 % é atribuída diretamente ao Kanban e os restantes 40 % às outras medidas de gestão do armazém. Mesmo isolando apenas a parte do Kanban, os números são claros.
| Indicador de retorno | Resultado |
|---|---|
| Custo do projeto (uma única vez) | 0,7 cêntimos por € faturado |
| Equivalente sobre a compra anual de material | ≈ 5 % |
| Poupança do Kanban em material | 1,2 cêntimos por € faturado |
| Prazo de recuperação do investimento | 6–7 meses |
| Retorno nos primeiros oito meses | 1,23 € por € investido |
| Retorno anual estimado (material + tempo) | 1,9 € por € investido |
Tempo para o doente e material disponível
O tempo que a enfermagem dedicava a preparar encomendas equivale, no mínimo, a um enfermeiro a tempo inteiro, que agora se pode dedicar ao doente. Este tempo representa cerca de 7 % do retorno anual do projeto.
Além disso, o funcionamento do sistema traz benefícios operacionais que o hospital está a quantificar:
- Sem ruturas de stock: o material está disponível quando é preciso.
- Sem idas ao armazém central nem urgências de última hora.
- Sem paragens nos serviços por falta de material.
- Blocos à hora: menos atrasos por material em falta.
O que fez a diferença
Medir bem
Ajustar a poupança à atividade: num hospital que cresce, comparar compras nominais esconde a melhoria real.
Organizar antes de automatizar
Um catálogo depurado e stocks máximos e mínimos realistas são a base sobre a qual funciona o Kanban.
Separar os efeitos
Atribuir de forma conservadora a parte da poupança que corresponde ao Kanban dá credibilidade ao retorno.
Olhar para além da poupança
O tempo clínico libertado e a segurança na disponibilidade de material fazem parte do valor.
- Medir o stock libertado nos stocks dos serviços.
- Validar o caráter recorrente da poupança com um exercício completo de dados.
- Alargar o modelo a outras unidades.
Publicado com autorização escrita da instituição.